Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB
Erklärung von Vorstand und Aufsichtsrat der OnVista AG gemäß § 161 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 26. Mai 2010
Die OnVista AG misst einer verantwortungsvollen und transparenten Corporate Governance einen hohen Stellenwert bei und sieht in ihr eine wichtige Säule für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg. Orientierungsrahmen ist dabei der 2002 eingeführte Deutsche Corporate Governance Kodex in seiner jeweils aktuellen Fassung.
Vorstand und Aufsichtsrat der OnVista AG haben nach pflichtgemäßer Prüfung zuletzt im März 2011 gemäß § 161 AktG erklärt , dass den Empfehlungen der bisherigen Kodex-Fassung vom 18. Juni 2009 sowie den erweiterten Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex vom 26. Mai 2010 seit der letzten Entsprechenserklärung vom März 2010 mit den dort genannten Ausnahmen entsprochen wurde und weiterhin mit den nachfolgend genannten Ausnahmen entsprochen wird:
Kapitel 2: Hauptversammlung
„2.3.2 Einberufung der Hauptversammlung
"Die Gesellschaft soll allen in- und ausländischen Finanzdienstleistern, Aktionären und Aktionärsvereinigungen die Einberufung der Hauptversammlung mitsamt den Einberufungsunterlagen auf elektronischem Wege übermitteln, wenn die Zustimmungserfordernisse erfüllt sind."
Die Einladung zur Hauptversammlung sowie die jeweiligen Einberufungsunterlagen werden den in- und ausländischen Finanzdienstleistern, Aktionären und Aktionärsvereinigungen nicht auf elektronischem Wege übermittelt. Die Einberufung der Hauptversammlung erfolgt auf den vom Gesetz vorgeschriebenen Wegen. Die vom Gesetz für die Einberufung der Hauptversammlung verlangten Berichte und sonstigen Unterlagen werden auf der Internetseite der Gesellschaft zusammen mit der Tagesordnung veröffentlicht und können von den Aktionären dort abgerufen werden.
2.3.3 Unterstützung der Aktionäre bei der Briefwahl
„Die Gesellschaft soll den Aktionären die persönliche Wahrnehmung ihrer Rechte erleichtern. Auch bei der Briefwahl [….] soll die Gesellschaft die Aktionäre unterstützen.“
Erläuterung: Die Satzung der OnVista AG sieht grundsätzlich die Möglichkeit der Stimmabgabe in Form der Briefwahl vor. Die Entscheidung hierüber obliegt dem Vorstand. Der Vorstand sieht jedoch für die Hauptversammlung 2011 von der Möglichkeit der Briefwahl ab, so dass die Gesellschaft die Aktionäre auch nicht bei der Briefwahl unterstützen kann. Vorsorglich wird daher eine Abweichung von Ziffer 2.3.3 Satz 2 des DCGK erklärt. Eine Einführung der Briefwahl wird erwogen, sobald diese ausreichend erprobt, insbesondere mögliche Schwierigkeiten im Hinblick auf die Feststellung der Authentizität der abgegebenen Stimmen, ausgeschlossen werden können.
Kapitel 3: D&O Versicherung
3.8 „Schließt die Gesellschaft für Vorstand und Aufsichtsrat eine D&O-Versicherung ab, ist ein Selbstbehalt von mindestens 10% des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds zu vereinbaren. In einer D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat soll ein entsprechender Selbstbehalt vereinbart werden.“
Erläuterung: Eine Umstellung auf einen Tarif mit Selbstbehalt für den Vorstand ist gem. § 23 Abs. 1 EGAktG zum 01.07.2010 erfolgt. Es ist nicht vorgesehen, einen Selbstbehalt für die Mitglieder des Aufsichtsrats der OnVista AG zu vereinbaren. Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft sind der Auffassung, dass der Aufsichtsrat seine Aufgaben auch ohne Selbstbehalt mit höchster Verantwortung wahrnimmt. Zudem erscheint eine Selbstbeteiligung angesichts der vergleichsweise niedrigen Aufsichtsratsvergütung nicht angemessen.
Kapitel 4: Vorstand
4.2.1 „Der Vorstand soll aus mehreren Personen bestehen und einen Vorsitzenden oder Sprecher haben. Eine Geschäftsordnung soll die Arbeit des Vorstands, insbesondere die Ressortzuständigkeiten einzelner Vorstandsmitglieder, die dem Gesamtvorstand vorbehaltenen Angelegenheiten sowie die erforderliche Beschlussmehrheit bei Vorstandsbeschlüssen (Einstimmigkeit oder Mehrheitsbeschluss) regeln.“
Erläuterung: Aktuell wird ein Allein-Vorstand als ausreichend für die Leitung der OnVista Group erachtet. Eine Geschäftsordnung, die Ressortzuständigkeiten einzelner Vorstandsmitglieder regelt, ist deshalb nicht notwendig. Die OnVista AG behält sich jedoch vor, den Vorstand zu erweitern.
4.2.3 „Der Aufsichtsrat hat dafür zu sorgen, dass variable Vergütungsteile der Vorstandsvergütung grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben. Sowohl positiven als auch negativen Entwicklungen soll bei der Ausgestaltung der variablen Vergütungsteile Rechnung getragen werden.“
Erläuterung: Der Dienstvertrag des Vorstands sah bis zum 31.05.2010 keine solche Regelung für die gewährte variable Vergütung vor. Die gesetzlich vorgegebenen Kriterien für die Bemessung, Änderung und Begrenzung von Vorstandsgehältern sind beim Abschluss des neuen Dienstvertrags des Vorstands zum 01.06.2010 berücksichtigt worden.
"Eine nachträgliche Änderung der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter soll ausgeschlossen sein.“
Erläuterung: Nach dem seit dem 01.06.2010 geltenden neuen Vorstandsdienstvertrag ist eine nachträgliche einseitige Änderung der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter grundsätzlich unzulässig. Um gegebenenfalls auf unerwartete und zum Zeitpunkt der Vereinbarung der Erfolgsziele noch nicht absehbare Geschehnisse reagieren zu können, die ein Festhalten an den bereits vereinbarten Erfolgszielen unzulässig machen würden, enthält der Vorstandsdienstvertrag jedoch eine Regelung, dass über eine Anpassung der vereinbarten Erfolgsziele in einem solchen Falle zwischen den Parteien verhandelt werden soll.
„Der Vorsitzende des Aufsichtsrats soll die Hauptversammlung über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung informieren.“
Erläuterung: Der Aufsichtsrat erachtet die Veröffentlichung der Grundzüge des Vergütungssystems im Rahmen des jährlich zu veröffentlichenden Vorstandsvergütungsberichts grundsätzlich für ausreichend und entscheidet im Einzelfall, ob darüber hinaus eine Information an die Hauptversammlung erfolgt.
Kapitel 5: Aufsichtsrat
5.1.2 „Bei der Zusammensetzung des Vorstands soll der Aufsichtsrat auch auf Vielfalt (Diversity) achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anstreben.“
Erläuterung: Da der Vorstand der OnVista AG lediglich aus einer Person besteht, erübrigt sich diese Empfehlung.
5.2 "Der Aufsichtsratsvorsitzende soll zugleich Vorsitzender der Ausschüsse sein, die die Vorstandsverträge behandeln und die Aufsichtsratssitzungen vorbereiten.
5.3.1 „Der Aufsichtsrat soll abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden. […]“
5.3.2 „Der Aufsichtsrat soll einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) einrichten, der sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements und der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung befasst. […]“
5.3.3 „Der Aufsichtsrat soll einen Nominierungsausschuss bilden, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vorschlägt.“
Erläuterungen zu 5.2 – 5.3.3: Bei einer Anzahl von nur drei Mitgliedern hält der Aufsichtsrat die Bildung von Ausschüssen für nicht praktikabel.
5.4.1 „Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenskonflikte, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Diese konkreten Ziele sollen insbesondere eine angemessene Beteiligung von Frauen vorsehen. Vorschläge des Aufsichtsrats an die zuständigen Wahlgremien sollen diese Ziele berücksichtigen. Die Zielsetzung des Aufsichtsrats und der Stand der Umsetzung sollen im Corporate Governance Bericht veröffentlicht werden.“
Erläuterung: Der Aufsichtsrat hält derzeit die Benennung konkreter Ziele für seine Zusammensetzung gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 2 für nicht erforderlich, da die Amtszeit des bestehenden Aufsichtsrats als auch die der gewählten Ersatzmitglieder erst 2015 endet. Bei einem kleinen Aufsichtsrat von drei Mitgliedern, würde eine feste Frauen-Quoten und starre Altersgrenzen nach Ansicht des Aufsichtsrats zudem die Auswahl geeigneter Kandidaten/-innen pauschal einschränken. Leitlinie bei den Vorschlägen für die Besetzung des Aufsichtsrats sollten die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung von dessen Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen sein. Die Entscheidung bei der Auswahl und dem Vorschlag von geeigneten Kandidaten erfolgt daher grundsätzlich nicht auf Grund von Geschlechtsmerkmalen, sondern ausschließlich fachbezogen und steht somit im Einklang mit dem allgemeinen Gleichbehandlungsgebot. Entsprechend wird von der Empfehlung zur Veröffentlichung von Diversity-Zielen abgewichen.
„Die Mitglieder des Aufsichtsrats nehmen die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahr. Dabei sollen sie von der Gesellschaft angemessen unterstützt werden.“
Erläuterung: Da derzeit noch unklar ist, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Unterstützung der Aus- und Fortbildung der Aufsichtsratsmitglieder seitens der Gesellschaft als angemessen angesehen werden kann, wird vorsorglich eine Abweichung von Ziffer 5.4.1 Abs. 4 Satz 2 DCGK erklärt.
5.4.6 „[...] Dabei sollen der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat sowie der Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Ausschüssen berücksichtigt werden.“
Erläuterung: Eine höhere Vergütung des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden verglichen mit einem einfachen Mitglied sieht die aktuelle Satzung nicht vor. Im Gegensatz zum funktionsbedingt deutlich erhöhten Arbeitsaufwand des Aufsichtsratsvorsitzenden weicht der Arbeitsaufwand des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden nicht vom Arbeitsaufwand der übrigen Aufsichtsratsmitglieder ab. Daher findet der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitz im Rahmen der Aufsichtsratsvergütung auch keine gesonderte Berücksichtigung.
„Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen neben einer festen eine erfolgsorientierte Vergütung erhalten.“
Erläuterung: OnVista ist der Auffassung, dass durch eine erfolgsorientierte Vergütung die Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats nicht verbessert wird. Zudem ist ein variabler Bestandteil vor dem Hintergrund der aktuellen Gesamtvergütung des Aufsichtsrats von nur EUR 35.000 nicht sinnvoll.
„Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder soll im Corporate Governance Bericht individualisiert, aufgeteilt nach Bestandteilen ausgewiesen werden.“
Erläuterung: Eine individualisierte Angabe der Vergütung gibt nach Ansicht des Vorstands und des Aufsichtsrats Aktionären keine zusätzlichen Informationen, die ihnen in ihrer Anlageentscheidung helfen können. Daher wird die Gesamtvergütung ausgewiesen.
Kapitel 7: Veröffentlichung Konzernabschluss / Zwischenberichte
7.1.2 „[…] Halbjahres- und etwaige Quartalsfinanzberichte sollen vom Aufsichtsrat […] vor seiner Veröffentlichung mit dem Vorstand erörtert werden. […] Der Konzernabschluss soll binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die Zwischenberichte sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein.“
Erläuterung: Vor der Veröffentlichung von Halbjahresberichten und Zwischenmitteilungen erfolgte bisher keine gesonderte Erörterung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. Hintergrund hierfür ist einerseits der umfangreiche regelmäßige Bericht des Vorstands über das operative Geschäft und die laufende Geschäftsentwicklung der Gesellschaft an die Aufsichtsratsmitglieder. Von der erneuten Erörterung der genannten Berichte vor deren Veröffentlichung wurde daher abgesehen Es ist beabsichtigt, Halbjahresberichte und Zwischenmitteilungen künftig zusätzlich vor Veröffentlichung dem Aufsichtsrat vorzulegen.
Aufgrund des Wechsels vom Prime Standard in den General Standard veröffentlicht die Gesellschaft neben dem Konzernabschluss und dem Halbjahresbericht seit dem Geschäftsjahr 2009 nur noch Zwischenmitteilungen anstelle von Quartalsberichten. Die wesentlichen Zahlen zum Geschäftsjahr gibt die Gesellschaft innerhalb des vorgegebenen Veröffentlichungszeitraums bekannt. Für den vollständigen Konzernjahresabschluss wird dies ebenfalls angestrebt. Spätestens wird der vollständige Geschäftsbericht jedoch vier Monate nach Ablauf des Berichtszeitraums veröffentlicht.“
Angaben zu Unternehmensführungspraktiken
Die Unternehmensführung der OnVista AG als im regulierten Markt (General Standard) notierte deutsche Aktiengesellschaft wird in erster Linie durch das Aktiengesetz und daneben durch die Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex, die Satzung der Gesellschaft sowie die Geschäftsordnungen für Vorstand und Aufsichtsrat in ihrer jeweils aktuellen Fassung bestimmt.
Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Entsprechend den gesetzlichen Vorschriften unterliegt die Gesellschaft dem sog. „dualen Führungssystem“. Es beruht auf einer strikten personellen Trennung zwischen dem Vorstand als Leitungsorgan und dem Aufsichtsrat als Überwachungsorgan. Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten dabei im Unternehmensinteresse eng zusammen.
Der Vorstand leitet das Unternehmen mit dem Oberziel nachhaltiger Unternehmenswertsteigerung in eigener Verantwortung. Er entwickelt die Unternehmensstrategie und sorgt in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat für deren Umsetzung. Die Grundsätze der Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand sind in der Satzung festgelegt. Diese regelt unter anderem auch die Rechtsgeschäfte, für die der Vorstand der vorherigen Zustimmung durch den Aufsichtsrat bedarf.
Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah, umfassend und in schriftlicher Form über alle für die OnVista Group wesentlichen Aspekte der Geschäftsentwicklung, bedeutende Geschäftsvorfälle sowie die aktuelle Ertragssituation einschließlich der Risikolage und des Risikomanagements. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von früher aufgestellten Planungen und Zielen werden ausführlich erläutert und begründet. Der Vorstand der OnVista AG bestand im Geschäftsjahr 2010 aus einer Person.
Der Aufsichtsrat berät den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens und überwacht seine Tätigkeit. Er bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands, beschließt das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder und setzt deren jeweilige Gesamtvergütung fest. Er wird in alle Entscheidungen eingebunden, die für die OnVista Group von grundlegender Bedeutung sind. Der Aufsichtsrat prüft ferner den Jahres- und Konzernabschluss und berichtet der Hauptversammlung über die Ergebnisse dieser Prüfung. Der Aufsichtsrat der OnVista AG besteht aus drei Mitgliedern, die alle von der Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß der Satzung gewählt werden. Die Grundsätze der Zusammenarbeit des Aufsichtsrats der OnVista AG sind in der Satzung der Gesellschaft und der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats geregelt. .
Weitere Einzelheiten zur konkreten Arbeit des Aufsichtsrats können dem aktuellen Bericht des Aufsichtsrats entnommen werden, der Teil des Geschäftsberichts ist.
Aufgrund der Größe des Aufsichtsrats wurde auf die Bildung von Ausschüssen verzichtet.
Sonstiges
Aufgrund der Tatsache, dass aktuell rd. 93% der Aktien der OnVista AG durch einen einzigen Aktionär, die Boursorama S.A., Boulogne-Billancourt, gehalten werden, ist die OnVista AG ein abhängiges Unternehmen im Sinne des § 17 AktG. Ein Beherrschungs- oder Gewinnabführungsvertrag zwischen der Boursorama S.A. und der OnVista AG besteht nicht, es liegt auch keine Eingliederung im Sinne von § 319 AktG vor.
Der Vorstand der OnVista AG ist daher gemäß § 312 AktG verpflichtet, einen Bericht über die Beziehungen zu verbundenen Unternehmen zu erstatten. Darin hat der Vorstand erklärt, dass die Gesellschaft bei den im Abhängigkeitsbericht aufgeführten Rechtsgeschäften – und gemessen an den zum Zeitpunkt der Rechtsgeschäfte bekannten Umständen – angemessene Gegenleistungen erhalten hat., . Weiter hat der Vorstand der OnVista AG erklärt, dass er seit Bestehen des Abhängigkeitsverhältnisses keine Maßnahmen auf Veranlassung oder im Interesse des herrschenden oder eines mit ihm verbundenen Unternehmens getroffen oder unterlassen hat.
Köln, im März 2011
Der Vorstand